Kasa Fiskalna – Jak anulować paragon ?

Informacje DLA PRZEDSIĘBIORCY

Kasa fiskalna – sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych konieczne jest ewidencjonowanie każdej transakcji na kasie rejestrującej i wystawianie do niej paragonu fiskalnego. Rodzaj płatności gotówka, karta, przelew – nie ma tu znaczenia!

Paragon Fiskalny komu wystawiamy:

• Gdy sprzedaż jest na rzecz osób prywatnych/fizycznych (nie firma)

Czy osobom prywatnym można wystawić faktury? TAK:

• Wystawiamy standardowo paragon fiskalny oraz
• Wystawiamy fakturę imienną do paragonu z zaznaczeniem w programie (np.Subiekt123) ‘faktura do paragonu’! Oryginał faktury wydajemy klientowi a zostawiamy kopie faktury z podpiętym paragonem fiskalnym (czyli mamy dwie ewidencje sprzedaży na Raporcie Kasowym oraz na Fakturze Sprzedaży)

Nabiliśmy na kasę paragon z NIP dla firmy co dalej?

• gdy kwota należności ogółem z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług nie przekracza kwoty 450 zł to ten paragon stanowi dla klienta fakturę uproszczoną – zostawiamy tak, klient ma fakturę w dłoni w postaci tego paragonu
• gdy kwota przekracza 450 zł, a paragon z NIPem został nabity na kasę, a przedsiębiorca chce fakturę – wtedy wystawiamy fakturę sprzedaży z zaznaczeniem ‘faktura do paragonu’

‘faktura do paragonu’– Skutek tej faktury będzie taki, że nie doliczy nam się ona do podatku dochodowego więc nie ma obawy, że zapłacimy podwójny podatek od tej transakcji.

Obowiązki dla osób posiadających kasę fiskalną:

• wydawanie klientom oryginałów paragonu,
• wykonywanie raportu dobowego na koniec dnia sprzedaży (kasy online są zwolnione z tego obowiązku),
• wykonywanie raportu fiskalnego za okres miesięczny – WYSYŁKA DO KSIĘGOWOŚCI
• zlecenie uprawnionemu serwisowi wykonania przeglądu technicznego kasy (nie rzadziej niż co 2 lata),
• archiwizacja kopii paragonów fiskalnych oraz raportów fiskalnych (automatycznie na nowych kasach).
• przedsiębiorca zobligowany jest do prowadzenia dwóch ewidencji :

1) ewidencja zwrotów i reklamacji (zeszyt zwrotów),

2) ewidencja oczywistych pomyłek.

Obowiązek integracji kas z terminalem płatniczym Od 1 kwietnia 2025 roku

Przedsiębiorcy, którzy korzystają z kas fiskalnych online oraz mają terminale do płatności bezgotówkowych, będą musieli połączyć swoją kasę z terminalem płatniczym. Tego typu komunikację między obu urządzeniami przeprowadza się za pomocą specjalnego protokołu ECR-EFT. Każda kasa fiskalna ONLINE ma zaimplementowany taki protokół, który pozwala na połączenie kasy z terminalem.

Anulowanie paragonu błędnie wystawionego na kasie fiskalnej ?

Transakcji zapisanej na kasie nie da się wycofać ani poprawić

Aby anulować paragon należy dokonać wpisu do oczywistych pomyłek, która winna zawierać :

• wartość brutto i podatek (VAT) od błędnie zewidencjonowanej sprzedaży,
• krótki opis przyczyny i okoliczności błędu wraz z oryginałem paragonu.

Do ewidencji, należy dołączyć oryginał anulowanego paragonu a uprzednio błędnie ujętą sprzedaż należy ponownie (poprawnie) nabić na kasę fiskalną.  Tak prowadzona ewidencja staje się podstawą do ujęcia korekty sprzedaży w KPiR.

 Ewidencja zwrotów dla kasy fiskalnej – gdy klient zwróci towar

W przypadku gdy przedsiębiorca korzysta z więcej niż jednej kasy, ewidencja zwrotów=zeszyty zwrotów powinny być prowadzone dla każdej kasy z osobna.

• wypełnij ewidencję zwrotów towarów, powinna być zatytułowana i przypisana do konkretnego podmiotu np. Zeszyt zwrotu towarów, Imię i nazwisko lub nazwa firmy, NIP. Dodatkowo powinna posiadać numer ewidencyjny kasy
• stwórz protokół zwrotu towaru
• załącz paragon na podstawie którego dokonano zwrotu

Co zrobić w przypadku awarii kasy fiskalnej ?

W przypadku awarii kasy fiskalnej przedsiębiorca nie może dokonywać sprzedaży.

UWAGA: Zgodnie ze zmianami od stycznia 2020 roku, gdy na paragonie nie ma wpisanego NIPu to nie mamy już możliwości wystawienia faktury do tej sprzedaży. Przepisy te nie dotyczą transakcji dokonywanych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności wobec, których wystawiana jest faktura imienna do paragonu.

Informacje DLA KSIĘGOWEJ

Kasa fiskalna lub inaczej rejestrująca – jest to urządzenie elektroniczne służące do rejestrowania obrotu i kwot podatku należnego (o ile jesteśmy czynnym podatnikiem VAT) urzędowi skarbowemu.

Trzeba na nią nabijać wszystkie sprzedaże na rzecz osób fizycznych, a więc przedsiębiorcy handlujący towarami/usługami z innymi przedsiębiorcami są zwolnieni z obowiązku posiadania kasy fiskalnej.

Kasa fiskalna- kto musi ją stosować?

W niektórych przypadkach ze względu na rodzaj świadczonych usług czy też dostarczanych towarów nie ma możliwości skorzystania ze zwolnienia z kasy fiskalnej (bez względu na obrót) i są to między innymi:

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej bezwzględnie obejmuje sprzedaż/dostawę:

• gazu płynnego,
• silników spalinowych oraz ich części,
• nadwozi, przyczep, naczep, kontenerów oraz ich części,
• części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli),
• silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach,
• wyrobów używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych,
• sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego (nie obejmuje: lamp elektronowych, elementów elektronicznych, części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten),
• sprzętu fotograficznego (nie obejmuje: części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego),
• wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali,
• nośników danych cyfrowych i analogowych,
• napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5% (nie obejmuje: towarów dostarczanych na pokładach samolotów),
• perfum i wód toaletowych (nie obejmuje: towarów dostarczanych na pokładach samolotów).

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej bezwzględnie obejmuje usługi:

• przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji (także taksówki),
• warsztatowe – naprawa pojazdów silnikowych oraz motorowerów, wymiana kół, badania i przeglądy techniczne,
• lekarskie i dentystyczne,
• prawnicze, w tym doradztwa podatkowego,
• gastronomiczne (także sezonowe i catering),
• fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne,
• cyrkowe – w zakresie sprzedaży biletów wstępu,
• rozrywkowo rekreacyjne – w zakresie sprzedaży biletów wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne.

Gdy nasz klient świadczy jedne z powyższych usług to jest zobowiązany do założenia kasy fiskalnej przed pierwszą sprzedażą.

Kto może być zwolniony z obowiązku posiadania kasy fiskalnej ?

1) Zwolnienie Przedmiotowe. Przedsiębiorca nie ma obowiązku posiadania kasy fiskalnej, jeżeli

dokonuje dostawy towarów i świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalność gospodarczą zwolnionych z ewidencjonowania (które zostały określone w części pierwszej załącznika do rozporządzenia). Rozporządzenie wyszczególnia podatników, którzy nie muszą przestrzegać limitu 20 000 zł jeśli dokonują czynności przedmiotowo zwolnione z kasy rejestrującej wymienione w załączniku omawianego rozporządzenia. Podatnicy, którzy jeszcze nie muszą myśleć o zakupie kas fiskalnych, to między innymi:

• prowadzący czynności notarialne,
• oferujący usługi usługi telekomunikacyjne (również art. 2 pkt 25a ustawy o VAT),
• świadczący usługi elektroniczne, którzy równocześnie oferują usługi telekomunikacyjne (o których mowa w art. 2 pkt 26 ustawy o VAT, pod warunkiem, że podatnik świadczy usługi telekomunikacyjne, o których mowa w art. 2 pkt 25a ustawy),
• oferujący usługi ubezpieczeniowe i finansowe,
• oferujący usługi związane z obsługą rynku nieruchomości, jeżeli świadczenie tych usług w całości zostało udokumentowane fakturą,
• prowadzący sprzedaż wysyłkową, przez internet i wysyłasz towary pocztą lub kurierem, a zapłata w całości zostaje uiszczona zdalnie (np. przelewem), nie musisz mieć kasy fiskalnej. Pamiętaj jednak, by z dowodów zapłaty jednoznacznie wynikało, kto kupił daną rzecz. Dane które powinny zawierać dowody zapłaty to imię, nazwisko oraz adres wysyłki.

cała lista jest dostępna pod linkiem: https://pliki.biznes.gov.pl/20220103/pliki/czynnosci_zwolnion_z_obowizaku_ewidencjonowania.pdf

2) Zwolnienie Podmiotowe. Przedsiębiorcy, którzy w poprzednim roku podatkowym nie osiągnęli 20 tys. zł netto nie muszą mieć kasy fiskalnej do momentu osiągnięcia takiego obrotu w roku bieżącym.

Dla osób dopiero co zaczynających działalność gospodarczą limit jest obliczany od daty pierwszej sprzedaży do osoby fizycznej proporcjonalnie do liczby dni pozostałych do końca roku.

Przykład:

Pan Krzysztof założył działalność 1 maja, pierwszą sprzedaż do osoby fizycznej 24 maja.

Jaki będzie limit do zwolnienia z kasy fiskalnej?

Od 24 maja 2024 do końca roku pozostało 222 dni.

222/365 ≈ 0,6082<– jest to nasz współczynnik do limitu.

20 000,00 * 0,6082 ≈ 12 164,00

https://kalkulatory.gofin.pl/kalkulatory/kalkulator-limitu-obrotu-uprawniajacego-do-zwolnienia-z-obowiazku-ewidencjonowania-w-kasie-fiskalnej

Utrata prawa do zwolnienia z racji przekroczenia limitu 20 tys. zł. wtedy mam dwa pełne miesiące na zakup i instalacje kasy. Dwa miesiące liczymy od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym to prawo utraciłem.

Przykład: 21 czerwca 2024 przekroczyłem limit 20 tys. zł od kiedy muszę zainstalować kasę fiskalną?

Kasę fiskalną muszę zainstalować od 1 września 2024.

Do limitu nie zalicza się takich czynności jak sprzedaż:

• nieruchomości,
• środków trwałych jeżeli sprzedaż została udokumentowana fakturą,
• wartości prawnych i niematerialnych jeżeli sprzedaż została udokumentowana fakturą.
  

3) Sprzedaż mieszana

Jeśli sprzedajesz towary bezwzględnie objęte obowiązkiem ewidencji, ale stanowią one tylko część Twojego obrotu, być może da się zastosować przytoczone zwolnienie. W takim przypadku takie towary/usługi mogą stanowić maksymalnie 19% rocznego obrotu. Oznacza to, że obrót towarami zwolnionymi z ewidencji, musi wynosić w skali roku ponad 80% obrotu całkowitego. Mówi o tym §3 ust. 1 pkt 3 omawianego Rozporządzenia. 

Kiedy można wystawić fakturę uproszczoną

Możliwość wystawienia faktury uproszczonej powstaje, gdy kwota należności ogółem z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro (jeżeli kwota na fakturze wyrażona jest w euro).

Istnieją wyjątki, kiedy to bez względu na wartość kwoty należności, podatnik nie może skorzystać z faktury uproszczonej. Jest tak w przypadku:

• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT),
• sprzedaży wysyłkowej z i na terytorium kraju,
• gdy faktura wystawiona jest na żądanie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
• dostawy towarów i świadczenia usług na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju, dla których osobą zobowiązaną do zapłaty podatku jest nabywca towaru lub usługobiorca.

Jak uniknąć kasy fiskalnej?

• Sprzedaż na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych nie przekroczyła w roku 20 tys. zł. Jeśli firma istnieje mniej niż rok, należy ten limit proporcjonalnie wyliczyć.
• Jeżeli cała zapłata za sprzedaż ma miejsce na nasz rachunek bankowy. Trzeba móc powiązać każdą sprzedaż z przelewem (np. w tytule przelewu był numer zamówienia/FS),
• Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży (bezrachunkowa ewidencja sprzedaży)

Ulga na zakup kasy fiskalnej

Każda osoba prowadząca firmę musi pamiętać o możliwości otrzymania ulgi na zakup kasy fiskalnej online lub wirtualna. Możliwe jest odzyskanie 90% wartości netto, ale nie więcej niż 700 zł aby z takiej ulgi móc skorzystać trzeba pamiętać o spełnieniu poniższych punktów ( ulga dostępna jest tylko na kasy online oraz kasy wirtualne) :

1) Przed rozpoczęciem użytkowania trzeba zawiadomić urząd o zamiarze stosowania kasy (maksymalnie do 7 dni), liczbie kas oraz miejscu ich użytkowania (kasy fiskalne online robią to podczas

fiskalizacji),

2) posiadać kasę z homologacją MF,

3) przechowywać dowód zakupu za kasę,

4) rozpocząć użytkowanie kasy we właściwym terminie

Ulga na zakup kasy fiskalnej (zwrot ulgi)

Przedsiębiorcy, którzy kończą sprzedaż za pomocą kasy rejestrującej i dokonują jej wycofania a skorzystali z ulgi, art. 111 ust. 6 ustawy o VAT:

Podatnicy są zobligowani do zwrotu środków wydanych przez podatnika na zakup kasy fiskalnej, jeżeli w ciągu 3 lat, licząc od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej:

• zamkną działalność gospodarczą bądź,
• nie zgłoszą kasy w odpowiednim terminie do obowiązkowego przeglądu technicznego wykonanego przez serwis kas fiskalnych.

Ulga na zakup kasy fiskalnej dla vatowca

Odliczenie ulgi na zakup kasy fiskalnej może być dokonane w pliku JPK_V7 w rozliczeniu za okres (miesiąc lub kwartał w zależności od stosowanego rozliczenia), w którym rozpoczęto ewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej lub w okresach kolejnych. Warunkiem jest, aby kwota odliczenia w danym okresie rozliczeniowym nie przekraczała kwoty różnicy między kwotą podatku należnego a podatku naliczonego. Jeżeli kwota jest większa niż kwota podatku należnego podatnik ma możliwość pomniejszenia kwoty a pozostałą część wydana na zakup może :

• wykazać do zwrotu na rachunek bankowy podatnika,
• powiększyć kwotę podatku naliczonego do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy.

JPK_VAT. Wartość odliczanej ulgi na zakup kasy fiskalnej wskazuje się w części polu 27. ULGA NA ZAKUP KASY FISKALNEJ DO ODLICZENIA W BIEŻĄCYM OKRESIE, gdzie po zaznaczeniu okienka znajdującego się przy tej pozycji, odblokowana zostanie poz. 49 w której należy wpisać kwotę ulgi. Jeżeli kwota wydatkowana na zakup kas rejestrujących przysługuje do zwrotu w danym okresie rozliczeniowym to jej wartość wprowadza się, po zaznaczeniu okna przy poz. 52.

Ulga na zakup kasy fiskalnej dla nievatowca.

Rozliczenie ulgi następuje na podstawie złożonego wniosku do naczelnika urzędu skarbowego,

w którym należy zawrzeć :

• imię i nazwisko podatnika,
• dane adresowe oraz numer identyfikacji podatkowej,
• w przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób – wymagana jest dodatkowa informacja o numerze licencji.
• numer rachunku, na który urząd ma dokonać zwrotu

Wniosek należy złożyć w miesiącu następującym po miesiącu zainstalowania kasy rejestrującej.

Aby nievatowiec otrzymał ulgę na zakup kasy fiskalnej do wniosku należy

dołączyć :

• kopię faktury za zakup kasy fiskalnej oraz dowód zapłaty całej należności,
• kopię raportu fiskalnego miesięcznego wystawionego przy użyciu kasy fiskalnej potwierdzającego prowadzenie ewidencji,
• w przypadku osób świadczących usługi przewozu – trzeba dołączyć kopię świadectwa przeprowadzonej legalizacji ponownej taksometru współpracującego z kasą fiskalną.

urząd skarbowy zwraca w terminie do 25. dnia od złożenia wniosku.

Czy zakup kasy fiskalnej jest kosztem?

Zakup kasy fiskalnej do wartości 10 000 zł. (netto u czynnego podatnika VAT, brutto u zwolnionego) to zakup kasy fiskalnej można wprowadzić bezpośrednio do kosztów. Tym sposobem wydatek zostanie zaliczony do kosztów uzyskania przychodu i zostanie zaksięgowany w kolumnie 13 KPiR. Natomiast podatek VAT naliczony trafi do Rejestru zakupów VAT (w przypadku faktury VAT).

Anulowanie paragonu – ewidencja w KPiR

Ujęcie całego przychodu wykazanego na łącznym raporcie okresowym (miesięcznym lub dobowym), wraz z błędnie zewidencjonowaną sprzedażą – kol. 7 KPiR, wraz  z symbolem RO. Symbol ten, przeznaczony jest dla dokumentów zbiorczych wewnętrznych zawierających informacje o sprzedaży z kas rejestrujących w JPK_VAT

Wpisanie kwoty z błędnie wystawionego paragonu poprzedzonej znakiem “minus” w kol. 7 KPiR. np. “Ewidencja Pomyłek miesiąc/rok”, – np. “Korekta sprzedaży na kasie fiskalnej miesiąc/rok” oraz z symbolem RO dla JPK_VAT.                                

Ewidencja zwrotów towarów – ewidencja w KPiR

Kwotę zwrotów należy następnie wprowadzić do KPiR ze znakiem ujemnym bądź w Ewidencji Przychodów pod pierwotną stawką ryczałtu.

Zwrot towaru bez paragonu:

• 3 ust. 3 pkt. 6 rozporządzenia w sprawie kas stanowi, że dokument potwierdzający sprzedaż dołącza się do rejestru zwrotów i reklamacji. Oczywiście ten dokument to paragon, ale nie tylko. Może to być każdy inny dokument jednoznacznie potwierdzający zakup towaru od nabywcy. Takimi dokumentami mogą być np. karta gwarancyjna wystawiona przez sprzedawcę, potwierdzenie płatności z karty płatniczej, dowód przelewu, wyciąg z rachunku bankowego, umowa między stronami czy potwierdzenie transakcji przesłane np. Poczta. W strukturze pliku JPK_V7 składanego przez czynnych podatników VAT ujęcie ewidencji zwrotów – również z oznaczeniem „RO”.

Jak wygląda ewidencjonowanie sprzedaży przy zwolnieniu z kasy fiskalnej?

Przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z kasy fiskalnej zobowiązany jest ewidencjonować przychód ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych za pośrednictwem ewidencji sprzedaży bezrachunkowej lub faktur imiennych – powyższe potwierdza § 18 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Ewidencjonowanie sprzedaży przy zwolnieniu z kasy fiskalnej można realizować za pośrednictwem ewidencji sprzedaży bezrachunkowej, którą prowadzi się w miejscu dokonywania sprzedaży w ramach wykonywanej działalności. Ewidencja powinna posiadać postać broszury zawierającej ponumerowane strony wraz z następującymi danymi:

• kolejny numer wpisu;
• data uzyskania przychodu, który nie został udokumentowany w innej formie;
• kwota uzyskanego przychodu;
• opis przedmiotu sprzedaży (fakultatywnie);
• suma przychodu z danego dnia.

Jak wskazuje § 18 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, przychód na podstawie sporządzonej ewidencji sprzedaży bezrachunkowej księguje się w ewidencji księgowej zbiorczo na koniec dnia. Z kolei jeśli księgowość prowadzona jest przez biuro rachunkowe, ustawodawca umożliwia – w myśl § 27 ust. 1 wspomnianego rozporządzenia – księgowanie zbiorcze przychodu na podstawie ewidencji sprzedaży bezrachunkowej w dacie ostatniego dnia miesiąca.

Należy mieć również na uwadze, że mimo dokumentowania przychodu za pośrednictwem ewidencji sprzedaży bezrachunkowej nabywca może zażądać faktury. Obowiązek wystawienia faktury na żądanie nabywcy wskazuje art. 106i ust. 6 ustawy o VAT, tym samym fakturę należy wystawić w terminie do:

• dnia miesiąca następnego, jeżeli nabywca zażąda faktury do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty – czyli na zasadach ogólnych;
• nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania, jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Na podstawie wystawionej faktury ujmowany jest przychód ze sprzedaży, tym samym wystawiona faktura w przypadku czynnych podatników VAT nie będzie oznaczana jako faktura do paragonu, który w związku z korzystaniem ze zwolnienia z kasy nie jest wystawiany.